domingo, 13 de noviembre de 2011

Modelos económicos en Excel

Ernesto Hontoria López
Durante muchos años he estado leyendo los inconvenientes que tienen las hojas de cálculo como Excel, para la elaboración de modelos económicos y de herramientas para consolidar presupuestos o elaborar reportes, sin embargo, mi experiencia me indica que Excel es una herramienta imprescindible para quienes se dedican a estos menesteres, y que tarde o temprano el analista financiero recurre a ese programa para resolver sus problemas. Existe una razón sencilla: suele ser más rápido y fácil hacerlo en Excel.

Sin menospreciar los adelantos logrados por los sistemas de inteligencia empresarial (“Business Intelligence” o “BI”), como COGNOS, PROFIT o LONGVIEW, para la elaboración y mantenimiento de modelos económicos, este artículo pretende dar algunas sugerencias prácticas para elaborarlos en Excel de la mejor manera posible. Valga aquí la acotación que el suscrito reconoce la superioridad de algunos sistemas de inteligencia empresarial para modelar situaciones complejas o para manejar grandes volúmenes de datos; sin embargo, dicha superioridad suele ser más costosa en términos de inversión en sistemas y está fuera del alcance de muchas pequeñas empresas.

Comencemos diciendo que un modelo económico es una herramienta de planificación que permite, a partir de una representación matemática del negocio, determinar cómo ciertas variables afectan la rentabilidad de la empresa y predecir, a través de cambios en los valores de esas variables, potenciales resultados del negocio. Un modelo económico viene siendo, a fin de cuentas, un conjunto de ecuaciones (fórmulas) que permiten proyectar el estado de ganancias y pérdidas de la empresa y su flujo de caja, operando en determinadas condiciones de precios y costos. Dichas condiciones se reflejan a través de los valores de las variables de entrada (datos del modelo).

Los modelos económicos ayudan a tomar decisiones y medir sus riesgos al permitir simular los posibles resultados de las decisiones a tomar: ¿Cuánto impactará en el flujo de caja una reducción de 5% en el precio de venta de un determinado producto? ¿Cuánto capital de trabajo se requiere para aumentar el nivel de producción en un 10%? Los modelos sirven también para predecir el impacto de los cambios en el entorno, en la capacidad de la empresa para cubrir sus compromisos y pagar sus obligaciones: ¿Cuánta caja se necesitará para cubrir la nómina si el gobierno decreta un aumento X del salario mínimo? ¿Cuánta para cubrir un aumento en las regalías o en la tasa del impuesto sobre la renta? También son buenos para maximizar la ganancia de los accionistas a través de la planificación fiscal y financiera: ¿Qué es más conveniente: comprar un activo o arrendarlo? ¿Aumentar la nómina o subcontratar a un tercero? ¿Pedir un préstamo para financiar un proyecto o realizarlo con capital propio?

Un buen modelo económico en Excel reúne las siguientes características:
1.    Mantiene una secuencia lógica coherente y ordenada.
2.    Sus fórmulas son sencillas y fáciles de seguir por otros analistas financieros.
3.    Es legible. Los textos y títulos de las celdas describen bien el contenido de las formulas y los números que presenta. La hoja de Excel sirve de documento para la toma de decisiones.
4.    Las fórmulas y los datos están en celdas distintas, separados de manera lógica e identificados claramente.
5.    Está diseñado para el usuario.

Si usted se ha dado a la tarea de elaborar un modelo económico, le sugiero que invierta tiempo en mantener ordenada la secuencia de los cálculos, no sólo para que otro pueda hacer seguimiento de lo que usted ha creado, sino por si le toca a usted mismo, un par de meses más tarde, revisar sus propios cálculos. Me ha pasado muchas veces que,  por entregar resultados a tiempo, he descuidado el orden en las hojas de cálculo, y varios meses después, cuando me han pedido revisar los números, me ha tocado rehacerlos porque no entendía lo que yo mismo había hecho. Un poco a los golpes, si se quiere, he aprendido lo que mi mamá solía repetirme: “el flojo trabaja doble”, y trato de invertir más tiempo al principio en modelos que pueda comprender y reutilizar más tarde sin que se conviertan en un dolor de cabeza.

 En este mismo orden de ideas, intente completar los cálculos que guardan relación lógica entre si en un solo bloque de la hoja de cálculo, evitando los brincos de una página a otra o pasos intermedios regados por todo el archivo. Los cálculos relacionados entre si, se entienden mejor si están cercanos en la hoja de cálculo (si se pueden ver juntos) y si siguen una secuencia lógica. Si el modelo tiene múltiples páginas, es recomendable mantener una estructura similar en cada una de ellas; que al comprender la secuencia lógica de una hoja, quien siga el modelo, pueda comprender con más facilidad la siguiente.

Intente mantener las fórmulas cortas, lo más sencillas posibles; que puedan ser revisadas y entendidas por otros. Si un cálculo requiere de una fórmula muy larga, tal vez convenga separarlo en varios pasos. Al separar los cálculos en pasos más cortos recuerde mantener el orden según la secuencia lógica: Si A + B = C, coloque primero todos los cálculos que necesita para hallar A, seguido por los que requiere para hallar B, antes de calcular el resultado C.

En la medida en que los textos y títulos de las celdas del modelo explican mejor los números que ellas contienen, y que la secuencia lógica es más clara, más confianza genera el modelo económico en quien va a usarlo. Cálculos complicados, estructuras enmarañadas, números regados sin orden generan suspicacias y dudas que invalidan la herramienta para la toma de decisiones. Al final, la discusión debe versar sobre los potenciales resultados que enfrenta el negocio, de tomar tal o cual decisión, no sobre si los cálculos del modelo económico están bien hechos.

Un elemento clave que facilita la validación de los resultados que arroja el modelo es la separación de los datos y las fórmulas. Las fórmulas (ecuaciones) que forman el modelo no deben contener en su interior datos de entradas. Los datos alimentan las variables, y las variables forman las fórmulas. Las fórmulas de los modelos son estables y por lo general no requieren ser modificadas. Si se quiere calcular los ingresos, por ejemplo, la fórmula es: Ingresos = Precio x Unidades vendidas. “Precio” y “Unidades vendidas” son variables de entrada, es decir, dos celdas bien identificadas en la hoja de Excel. Los números que se coloquen en esas dos celdas serán los datos de entrada. Los ingresos, por el contrario, son una fórmula, es decir su resultado depende de la multiplicación de las dos variables nombradas. La fórmula se escribe en una tercera celda de Excel, que multiplica a las dos celdas (variables de entrada) en la que se colocan los datos (números que representan los precios y las unidades vendidas).

Los ingresos cambiarán cada vez que cambien los datos (Precio o Unidades vendidas) pero la fórmula permanecerá intacta. Al mantener los datos de entrada separados e identificados, se pueden cambiar fácilmente, actualizando los resultados del modelo rápidamente, sin el riesgo de dañar las fórmulas de los cálculos. Además, una vez comprobado que la fórmula arroja el resultado correcto, la discusión se torna en la validez de los datos, es decir, en si son razonables los precios o las unidades vendidas que se están colocando como datos de entrada. La discusión en torno a los datos o premisas de entrada tiene un valor estratégico, forma parte intrínseca del ejercicio de planificación, mientras que una discusión sobre si tal o cual fórmula está mal, no agrega ningún valor al negocio y debe ser resuelta por los analistas financieros.

Al diseñar un modelo económico se debe tener en cuenta quiénes van a ser sus usuarios, cuál es la jerga técnica que manejan, qué variables les son familiares, cómo acostumbran ver los resultados y qué indicadores les sirven de referencia para verificar que los números son razonables. Antes de comenzar a elaborar el modelo es conveniente tener en claro cuál es el objetivo que se pretende con él, qué preguntas se busca responder, para quién se hace, quiénes van a manipularlo y cuáles son sus destrezas con Excel.

¿Cómo construir una tabla de datos en Excel?

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