domingo, 13 de noviembre de 2011

Modelos económicos en Excel

Ernesto Hontoria López
Durante muchos años he estado leyendo los inconvenientes que tienen las hojas de cálculo como Excel, para la elaboración de modelos económicos y de herramientas para consolidar presupuestos o elaborar reportes, sin embargo, mi experiencia me indica que Excel es una herramienta imprescindible para quienes se dedican a estos menesteres, y que tarde o temprano el analista financiero recurre a ese programa para resolver sus problemas. Existe una razón sencilla: suele ser más rápido y fácil hacerlo en Excel.

Sin menospreciar los adelantos logrados por los sistemas de inteligencia empresarial (“Business Intelligence” o “BI”), como COGNOS, PROFIT o LONGVIEW, para la elaboración y mantenimiento de modelos económicos, este artículo pretende dar algunas sugerencias prácticas para elaborarlos en Excel de la mejor manera posible. Valga aquí la acotación que el suscrito reconoce la superioridad de algunos sistemas de inteligencia empresarial para modelar situaciones complejas o para manejar grandes volúmenes de datos; sin embargo, dicha superioridad suele ser más costosa en términos de inversión en sistemas y está fuera del alcance de muchas pequeñas empresas.

Comencemos diciendo que un modelo económico es una herramienta de planificación que permite, a partir de una representación matemática del negocio, determinar cómo ciertas variables afectan la rentabilidad de la empresa y predecir, a través de cambios en los valores de esas variables, potenciales resultados del negocio. Un modelo económico viene siendo, a fin de cuentas, un conjunto de ecuaciones (fórmulas) que permiten proyectar el estado de ganancias y pérdidas de la empresa y su flujo de caja, operando en determinadas condiciones de precios y costos. Dichas condiciones se reflejan a través de los valores de las variables de entrada (datos del modelo).

Los modelos económicos ayudan a tomar decisiones y medir sus riesgos al permitir simular los posibles resultados de las decisiones a tomar: ¿Cuánto impactará en el flujo de caja una reducción de 5% en el precio de venta de un determinado producto? ¿Cuánto capital de trabajo se requiere para aumentar el nivel de producción en un 10%? Los modelos sirven también para predecir el impacto de los cambios en el entorno, en la capacidad de la empresa para cubrir sus compromisos y pagar sus obligaciones: ¿Cuánta caja se necesitará para cubrir la nómina si el gobierno decreta un aumento X del salario mínimo? ¿Cuánta para cubrir un aumento en las regalías o en la tasa del impuesto sobre la renta? También son buenos para maximizar la ganancia de los accionistas a través de la planificación fiscal y financiera: ¿Qué es más conveniente: comprar un activo o arrendarlo? ¿Aumentar la nómina o subcontratar a un tercero? ¿Pedir un préstamo para financiar un proyecto o realizarlo con capital propio?

Un buen modelo económico en Excel reúne las siguientes características:
1.    Mantiene una secuencia lógica coherente y ordenada.
2.    Sus fórmulas son sencillas y fáciles de seguir por otros analistas financieros.
3.    Es legible. Los textos y títulos de las celdas describen bien el contenido de las formulas y los números que presenta. La hoja de Excel sirve de documento para la toma de decisiones.
4.    Las fórmulas y los datos están en celdas distintas, separados de manera lógica e identificados claramente.
5.    Está diseñado para el usuario.

Si usted se ha dado a la tarea de elaborar un modelo económico, le sugiero que invierta tiempo en mantener ordenada la secuencia de los cálculos, no sólo para que otro pueda hacer seguimiento de lo que usted ha creado, sino por si le toca a usted mismo, un par de meses más tarde, revisar sus propios cálculos. Me ha pasado muchas veces que,  por entregar resultados a tiempo, he descuidado el orden en las hojas de cálculo, y varios meses después, cuando me han pedido revisar los números, me ha tocado rehacerlos porque no entendía lo que yo mismo había hecho. Un poco a los golpes, si se quiere, he aprendido lo que mi mamá solía repetirme: “el flojo trabaja doble”, y trato de invertir más tiempo al principio en modelos que pueda comprender y reutilizar más tarde sin que se conviertan en un dolor de cabeza.

 En este mismo orden de ideas, intente completar los cálculos que guardan relación lógica entre si en un solo bloque de la hoja de cálculo, evitando los brincos de una página a otra o pasos intermedios regados por todo el archivo. Los cálculos relacionados entre si, se entienden mejor si están cercanos en la hoja de cálculo (si se pueden ver juntos) y si siguen una secuencia lógica. Si el modelo tiene múltiples páginas, es recomendable mantener una estructura similar en cada una de ellas; que al comprender la secuencia lógica de una hoja, quien siga el modelo, pueda comprender con más facilidad la siguiente.

Intente mantener las fórmulas cortas, lo más sencillas posibles; que puedan ser revisadas y entendidas por otros. Si un cálculo requiere de una fórmula muy larga, tal vez convenga separarlo en varios pasos. Al separar los cálculos en pasos más cortos recuerde mantener el orden según la secuencia lógica: Si A + B = C, coloque primero todos los cálculos que necesita para hallar A, seguido por los que requiere para hallar B, antes de calcular el resultado C.

En la medida en que los textos y títulos de las celdas del modelo explican mejor los números que ellas contienen, y que la secuencia lógica es más clara, más confianza genera el modelo económico en quien va a usarlo. Cálculos complicados, estructuras enmarañadas, números regados sin orden generan suspicacias y dudas que invalidan la herramienta para la toma de decisiones. Al final, la discusión debe versar sobre los potenciales resultados que enfrenta el negocio, de tomar tal o cual decisión, no sobre si los cálculos del modelo económico están bien hechos.

Un elemento clave que facilita la validación de los resultados que arroja el modelo es la separación de los datos y las fórmulas. Las fórmulas (ecuaciones) que forman el modelo no deben contener en su interior datos de entradas. Los datos alimentan las variables, y las variables forman las fórmulas. Las fórmulas de los modelos son estables y por lo general no requieren ser modificadas. Si se quiere calcular los ingresos, por ejemplo, la fórmula es: Ingresos = Precio x Unidades vendidas. “Precio” y “Unidades vendidas” son variables de entrada, es decir, dos celdas bien identificadas en la hoja de Excel. Los números que se coloquen en esas dos celdas serán los datos de entrada. Los ingresos, por el contrario, son una fórmula, es decir su resultado depende de la multiplicación de las dos variables nombradas. La fórmula se escribe en una tercera celda de Excel, que multiplica a las dos celdas (variables de entrada) en la que se colocan los datos (números que representan los precios y las unidades vendidas).

Los ingresos cambiarán cada vez que cambien los datos (Precio o Unidades vendidas) pero la fórmula permanecerá intacta. Al mantener los datos de entrada separados e identificados, se pueden cambiar fácilmente, actualizando los resultados del modelo rápidamente, sin el riesgo de dañar las fórmulas de los cálculos. Además, una vez comprobado que la fórmula arroja el resultado correcto, la discusión se torna en la validez de los datos, es decir, en si son razonables los precios o las unidades vendidas que se están colocando como datos de entrada. La discusión en torno a los datos o premisas de entrada tiene un valor estratégico, forma parte intrínseca del ejercicio de planificación, mientras que una discusión sobre si tal o cual fórmula está mal, no agrega ningún valor al negocio y debe ser resuelta por los analistas financieros.

Al diseñar un modelo económico se debe tener en cuenta quiénes van a ser sus usuarios, cuál es la jerga técnica que manejan, qué variables les son familiares, cómo acostumbran ver los resultados y qué indicadores les sirven de referencia para verificar que los números son razonables. Antes de comenzar a elaborar el modelo es conveniente tener en claro cuál es el objetivo que se pretende con él, qué preguntas se busca responder, para quién se hace, quiénes van a manipularlo y cuáles son sus destrezas con Excel.

¿Cómo construir una tabla de datos en Excel?

martes, 16 de agosto de 2011

El papel del analista financiero en la empresa

Ernesto Hontoria López


Henos aquí, intentado poner en palabras en qué consiste la ocupación que nos da de vivir desde hace unos cuantos años. ¿Cuál es el papel del analista financiero en la empresa? Diría sin temor a dudas que aclarar cuentas: buscar números, sumarlos, restarlos, colocarlos juntos en alguna tabla o gráfico y entregárselos al jefe para que se vaya contento a mostrárselo a algún superior suyo que le hizo alguna pregunta relacionada con los números. No es un trabajo frío y gris, como me lo describió hace un par de años la gerente de mercadeo encargada del departamento de libros en la empresa en la que trabajaba en aquél entonces, quien me confesó que ella no podría pasarse el día revisando números. Es más bien, diría yo, una noble ocupación que busca dar felicidad y paz espiritual a quienes dirigen la empresa, que no podrían dormir tranquilos sin entender por qué la contabilidad de la empresa muestra los números que muestra, qué significan esos números, o hacia dónde se dirige la empresa si continúa la tendencia que muestran esos números.

El analista financiero es por lo general un sujeto inteligente, simpático y bien parecido que se sienta por más de ocho horas diarias frente a una computadora a sacar reportes, revisar números, explicar variaciones, analizar cuentas de gastos, proyectar ingresos, preparar presentaciones, tomar café y mucho más. Sus actividades, según mi experiencia, las podríamos agrupar en tres grandes grupos: reportes, análisis y planificación. Los reportes constituyen la base sobre la cual se construye la inteligencia empresarial o de negocios. Su función es dar a quienes dirigen la empresa información sobre el estado de las operaciones y de la industria. Los analistas financieros, por lo general, se encargan de recabar la información que alimenta muchos de los reportes diseñados por la empresa, la reordenan, la estructuran de la manera acordada y la distribuyen o publican con el propósito de orientar futuras decisiones.

El análisis es una actividad mucho más variada en su naturaleza que los reportes. Consiste en buscar y hallar respuestas a situaciones diferentes que se presentan cada día: ¿Por qué bajaron las ventas? ¿Por qué subieron los costos? ¿Por qué el alquiler de éste mes tiene el signo contrario en los estados financieros? El analista financiero debe buscar respuestas a las diferentes preguntas, navegando en los sistemas contables, buscando las transacciones que hay detrás de los números, entendiendo las razones por las cuales los contadores lo registraron de esa manera, verificando si los números reflejan correctamente la situación operativa de la empresa. La labor de análisis requiere del contacto con las personas relacionadas con la actividad analizada, tanto en la contabilidad, como en las operaciones, para entender lo que realmente está pasando, y garantizar que los estados financieros y los reportes reflejen correctamente la situación operativa de la empresa.

El analista financiero no sólo analiza el pasado sino que debe ser capaz de proyectar el futuro, de construir modelos económicos que permitan estimar ingresos y costos del negocio operando bajo determinadas premisas, en distintos escenarios. ¿Cuánto ingresará a la empresa si se vende el producto con un determinado descuento? ¿Cuánto costará la materia prima en un par de años? ¿Qué impacto tendrá en los costos el próximo aumento salarial? ¿Conviene expandir la planta? Proyectar el futuro es parte de la planificación. Para poder hacerlo es necesario entender cómo los diferentes procesos operativos interactúan entre si, convirtiendo la materia prima en inventario, el inventario en ventas, y las ventas en dinero para cubrir los costos.

La capacidad de comunicarse bien con los demás, de mantener buenas relaciones de trabajo con colegas, contadores, analistas de costos, operadores de plantas, gerentes, e incluso con personas ajenas a la empresa, es fundamental para el desempeño de las funciones del analista financiero. Para aclarar cuentas, entender qué hay detrás de los números que se juntan en un reporte, qué está pasando en el negocio, y proyectar lo que va a pasar en el futuro se requiere de una buena comunicación. Los números que maneja el analista financiero en la soledad de su puesto de trabajo, no son fríos y grises, están llenos de significado, de detalles técnicos de la industria y la empresa que el analista ha ido capturando de diversas fuentes, de conversaciones con quienes operan el negocio, con quienes producen la información y quienes llevan los registros contables.

Algunas veces le resultará conveniente al analista comunicarse en persona, entablar conversaciones cara a cara o por teléfono, para estar seguro de entender bien al interlocutor. Otras le resultará más conveniente la comunicación escrita, haciendo referencia a alguna tabla o gráfico difícil de explicar con palabras. En muchos casos le hará falta recurrir a las dos: enviar la información escrita con las tablas y gráficos, los formatos o plantillas, y además establecer el contacto en persona para aclarar dudas y evitar malas interpretaciones. Un buen analista debe dominar la comunicación oral y escrita, debe saber hacer las preguntas adecuadas y hallar respuestas, debe entender la jerga técnica y ser capaz de sintetizar sus hallazgos para exponerlos y explicarlos a los encargados de tomar decisiones. En su posición, el analista financiero está expuesto al contacto con mucha gente de diferentes niveles en la empresa, con lo cual me atrevo a decir que la capacidad de comunicarse bien es casi tan importante como la de entenderse con los números.

Las actividades que realiza el analista financiero tienen como finalidad última la toma de decisiones. Los reportes, estados financieros, análisis, modelos económicos son al final instrumentos que permiten interpretar la situación de la empresa y en función de ella decidir y actuar. De ahí la importancia de que los números, análisis y reportes sean precisos y estén correctos. Que reflejen lo mejor posible la situación real de la empresa y la industria.

Uno de los retos que enfrentan las empresas hoy, es cómo integrar la información disponible de múltiples fuentes, en reportes y análisis concisos que faciliten la toma de decisiones; convertir la información en acciones adecuadas para sobrevivir en un mundo altamente competitivo. A la integración y manejo de la información se le conoce hoy como “inteligencia empresarial” (“business Intelligence”), que ha dado pie a la aparición de sistemas informáticos que permiten integrar y cruzar los datos de múltiples bases de datos, de variadas maneras, en forma relativamente sencilla. El problema de las empresas en la actualidad no es el acceso a la información, la mayoría cuenta cada vez con más información de sus clientes, de sus hábitos de compra, de las cantidades que gastan, sus edades y sus gustos. También cuentan con un mar de estadísticas de sus propios procesos productivos, de la productividad, de las fallas de sus máquinas, de los costos de cada repuesto, cada tornillo, del tiempo que toma repararlas, etc.. El asunto consiste, más bien, en cómo digerir esa basta cantidad de datos sin indigestarse, como convertirlos en información útil, cómo interpretarlos correctamente para sacarles provecho.

El analista financiero tiene el papel estelar cuando se trata de desenredar la madeja de los datos, por lo que cada vez es más importante ser diestro en el manejo de múltiples sistemas y bases de datos. No basta comunicarse bien, tener conocimientos financieros y contables, hay que saber además extraer la información correcta de las bases de datos, manejar diestramente información de distintas fuentes. La buena noticia es que muchos sistemas están implementando interfaces muy similares al Excel, que, sin duda, es la herramienta favorita de los analistas financieros.