Durante muchos años he estado leyendo los
inconvenientes que tienen las hojas de cálculo como Excel, para la elaboración
de modelos económicos y de herramientas para consolidar presupuestos o elaborar
reportes, sin embargo, mi experiencia me indica que Excel es una herramienta imprescindible
para quienes se dedican a estos menesteres, y que tarde o temprano el analista
financiero recurre a ese programa para resolver sus problemas. Existe una razón
sencilla: suele ser más rápido y fácil hacerlo en Excel.
Sin menospreciar los adelantos logrados por los
sistemas de inteligencia empresarial (“Business
Intelligence” o “BI”), como COGNOS, PROFIT o LONGVIEW, para la elaboración
y mantenimiento de modelos económicos, este artículo pretende dar algunas
sugerencias prácticas para elaborarlos en Excel de la mejor manera posible. Valga
aquí la acotación que el suscrito reconoce la superioridad de algunos sistemas
de inteligencia empresarial para modelar situaciones complejas o para manejar
grandes volúmenes de datos; sin embargo, dicha superioridad suele ser más
costosa en términos de inversión en sistemas y está fuera del alcance de muchas
pequeñas empresas.
Comencemos diciendo que un modelo económico es
una herramienta de planificación que permite, a partir de una representación
matemática del negocio, determinar cómo ciertas variables afectan la
rentabilidad de la empresa y predecir, a través de cambios en los valores de
esas variables, potenciales resultados del negocio. Un modelo económico viene
siendo, a fin de cuentas, un conjunto de ecuaciones (fórmulas) que permiten proyectar
el estado de ganancias y pérdidas de la empresa y su flujo de caja, operando en
determinadas condiciones de precios y costos. Dichas condiciones se reflejan a
través de los valores de las variables de entrada (datos del modelo).
Los modelos económicos ayudan a tomar
decisiones y medir sus riesgos al permitir simular los posibles resultados de
las decisiones a tomar: ¿Cuánto impactará en el flujo de caja una reducción de
5% en el precio de venta de un determinado producto? ¿Cuánto capital de trabajo
se requiere para aumentar el nivel de producción en un 10%? Los modelos sirven
también para predecir el impacto de los cambios en el entorno, en la capacidad
de la empresa para cubrir sus compromisos y pagar sus obligaciones: ¿Cuánta
caja se necesitará para cubrir la nómina si el gobierno decreta un aumento X
del salario mínimo? ¿Cuánta para cubrir un aumento en las regalías o en la tasa
del impuesto sobre la renta? También son buenos para maximizar la ganancia de
los accionistas a través de la planificación fiscal y financiera: ¿Qué es más
conveniente: comprar un activo o arrendarlo? ¿Aumentar la nómina o subcontratar
a un tercero? ¿Pedir un préstamo para financiar un proyecto o realizarlo con
capital propio?
Un buen modelo económico en Excel reúne las
siguientes características:
1.
Mantiene una secuencia lógica
coherente y ordenada.
2.
Sus fórmulas son sencillas y
fáciles de seguir por otros analistas financieros.
3.
Es legible. Los textos y títulos
de las celdas describen bien el contenido de las formulas y los números que
presenta. La hoja de Excel sirve de documento para la toma de decisiones.
4.
Las fórmulas y los datos están en
celdas distintas, separados de manera lógica e identificados claramente.
5.
Está diseñado para el usuario.
Si usted se ha dado a la tarea de elaborar un
modelo económico, le sugiero que invierta tiempo en mantener ordenada la
secuencia de los cálculos, no sólo para que otro pueda hacer seguimiento de lo
que usted ha creado, sino por si le toca a usted mismo, un par de meses más
tarde, revisar sus propios cálculos. Me ha pasado muchas veces que, por entregar resultados a tiempo, he
descuidado el orden en las hojas de cálculo, y varios meses después, cuando me
han pedido revisar los números, me ha tocado rehacerlos porque no entendía lo
que yo mismo había hecho. Un poco a los golpes, si se quiere, he aprendido lo
que mi mamá solía repetirme: “el flojo trabaja doble”, y trato de invertir más
tiempo al principio en modelos que pueda comprender y reutilizar más tarde sin
que se conviertan en un dolor de cabeza.
En este
mismo orden de ideas, intente completar los cálculos que guardan relación
lógica entre si en un solo bloque de la hoja de cálculo, evitando los brincos
de una página a otra o pasos intermedios regados por todo el archivo. Los
cálculos relacionados entre si, se entienden mejor si están cercanos en la hoja
de cálculo (si se pueden ver juntos) y si siguen una secuencia lógica. Si el
modelo tiene múltiples páginas, es recomendable mantener una estructura similar
en cada una de ellas; que al comprender la secuencia lógica de una hoja, quien siga
el modelo, pueda comprender con más facilidad la siguiente.
Intente mantener las fórmulas cortas, lo más
sencillas posibles; que puedan ser revisadas y entendidas por otros. Si un cálculo
requiere de una fórmula muy larga, tal vez convenga separarlo en varios pasos.
Al separar los cálculos en pasos más cortos recuerde mantener el orden según la
secuencia lógica: Si A + B = C, coloque primero todos los cálculos que necesita
para hallar A, seguido por los que requiere para hallar B, antes de calcular el
resultado C.
En la medida en que los textos y títulos de
las celdas del modelo explican mejor los números que ellas contienen, y que la
secuencia lógica es más clara, más confianza genera el modelo económico en
quien va a usarlo. Cálculos complicados, estructuras enmarañadas, números
regados sin orden generan suspicacias y dudas que invalidan la herramienta para
la toma de decisiones. Al final, la discusión debe versar sobre los potenciales
resultados que enfrenta el negocio, de tomar tal o cual decisión, no sobre si los
cálculos del modelo económico están bien hechos.
Un elemento clave que facilita la validación
de los resultados que arroja el modelo es la separación de los datos y las
fórmulas. Las fórmulas (ecuaciones) que forman el modelo no deben contener en
su interior datos de entradas. Los datos alimentan las variables, y las
variables forman las fórmulas. Las fórmulas de los modelos son estables y por
lo general no requieren ser modificadas. Si se quiere calcular los ingresos,
por ejemplo, la fórmula es: Ingresos = Precio x Unidades vendidas. “Precio” y
“Unidades vendidas” son variables de entrada, es decir, dos celdas bien
identificadas en la hoja de Excel. Los números que se coloquen en esas dos
celdas serán los datos de entrada. Los ingresos, por el contrario, son una
fórmula, es decir su resultado depende de la multiplicación de las dos
variables nombradas. La fórmula se escribe en una tercera celda de Excel, que
multiplica a las dos celdas (variables de entrada) en la que se colocan los
datos (números que representan los precios y las unidades vendidas).
Los ingresos cambiarán cada vez que cambien los
datos (Precio o Unidades vendidas) pero la fórmula permanecerá intacta. Al
mantener los datos de entrada separados e identificados, se pueden cambiar
fácilmente, actualizando los resultados del modelo rápidamente, sin el riesgo
de dañar las fórmulas de los cálculos. Además, una vez comprobado que la fórmula
arroja el resultado correcto, la discusión se torna en la validez de los datos,
es decir, en si son razonables los precios o las unidades vendidas que se están
colocando como datos de entrada. La discusión en torno a los datos o premisas
de entrada tiene un valor estratégico, forma parte intrínseca del ejercicio de
planificación, mientras que una discusión sobre si tal o cual fórmula está mal,
no agrega ningún valor al negocio y debe ser resuelta por los analistas
financieros.
Al diseñar un modelo económico se debe tener
en cuenta quiénes van a ser sus usuarios, cuál es la jerga técnica que manejan,
qué variables les son familiares, cómo acostumbran ver los resultados y qué
indicadores les sirven de referencia para verificar que los números son
razonables. Antes de comenzar a elaborar el modelo es conveniente tener en
claro cuál es el objetivo que se pretende con él, qué preguntas se busca
responder, para quién se hace, quiénes van a manipularlo y cuáles son sus
destrezas con Excel.
1 comentario:
Muy bueeen articulo amigo. ¡Saludos!
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